Den vollständigen Auftragsverlauf verstehen

Vom Hochladen eines Dokuments bis zum Export der zertifizierten PDF durchläuft jeder Auftrag vier klar gekennzeichnete Status. Zu wissen, wo er steht, hilft dir, den nächsten Schritt zu antizipieren und welchen Input die Plattform von dir braucht. Du steuerst den Verlauf — EZDocuAI automatisiert die schwere Arbeit (OCR, Entwurfs-Übersetzung, Layout-Erhaltung), aber jede Freigabe und die finale Zertifizierung liegen bei dir.

Die 4 Status

Was in jedem Status zu tun ist

1. Uploaded → Processing

Nichts zu tun. Das System startet automatisch in Sekunden. Du bekommst eine In-App-Benachrichtigung (und eine E-Mail, falls aktiviert), wenn es zum nächsten Status wechselt.

2. Processing → OCR Review (falls zutreffend)

War das Dokument bereits durchsuchbarer Text (digitales PDF, DOCX), überspringt der Auftrag diesen Schritt und geht direkt zu Translation Review. War es Bild oder Scan, läuft OCR automatisch und der Auftrag wechselt in den nächsten Status, sobald er fertig ist.

3. OCR Review → Erkannten Text korrigieren

Bei OCR Review öffne den Auftrag und klicke Review OCR. Es öffnet sich ein Split-Editor: Originalbild links, extrahierter Text rechts. Korrigiere Fehler, bevor sie sich in die Übersetzung fortpflanzen, besonders bei:

• Eigennamen und Nachnamen.
• Zahlen, Daten, Ausweis-/Pass-Nummern.
• Stempeln und Unterschriften als Text.
• Wörtern mit Umlauten oder Sonderzeichen.

⚠️ Wichtig: Freigabe ohne Review ist die häufigste Ursache für schlechte Übersetzungen weiter unten. Nimm dir die Zeit, sorgfältig zu prüfen — deine berufliche Zertifizierung wird an das gebunden, was hier durchgeht.

Am Ende klicke Approve & continue.

4. Translation Review → Bearbeiten und freigeben

Die KI erstellt einen Übersetzungsentwurf Segment für Segment. Öffne den Auftrag und klicke Review translation, um Quelle und Ziel nebeneinander zu sehen. Hier machst du deine Übersetzer-Arbeit — du liest jedes Segment, justierst die Terminologie, passt das Register an, wendest die Vorlieben deines Kunden an und prüfst die Genauigkeit.

Du kannst:

• Ein Segment bearbeiten inline. Deine Änderungen fließen in die finale PDF und füttern dein Glossar / Translation Memory, falls eingerichtet.
• Dein Glossar anwenden, um Term-Konsistenz zu erzwingen (z.B. wie du immer einen bestimmten Institutionsnamen oder eine juristische Phrase übersetzt).
• Freigeben und exportieren mit dem grünen Button, wenn du zufrieden bist. Die finale PDF wird in Sekunden generiert mit deiner Zertifikatsvorlage angehängt.

Wenn du im Team arbeitest, kannst du den Auftrag auch in die Warteschlange eines Kollegen routen für ein zweites Augenpaar vor dem Export — siehe Team, Einladungen und Berechtigungen.

5. Completed → Exportieren und liefern

Drei Aktionen:

• Download PDF — übersetztes Dokument mit Original-Layout, deine Zertifikatsseite angehängt und SHA-256-Integritäts-Hash eingebettet.
• Download certificate — die Zertifikatsseite separat (falls die empfangende Behörde sie als separate Datei verlangt).
• Copy sharing link — 7 Tage gültige öffentliche URL, mit der dein Kunde herunterladen kann, ohne sich zu registrieren.

Laufenden Auftrag abbrechen

Öffne den Auftrag und such den Cancel order-Button (nur sichtbar vor dem Export). Erstattungsregeln:

• Uploaded / Processing / OCR Review → 100% automatische Credit-Erstattung.
• Translation Review (die KI hat den Entwurf schon erzeugt, egal ob du angefangen hast zu bearbeiten) → keine Erstattung — die Arbeit wurde gemacht.
• Completed → kann nicht abgebrochen werden (bereits unter deiner Zertifizierung exportiert).

Verwandt

• Wie ein Dokument zur Verarbeitung hochladen
• Zertifikatsvorlage konfigurieren
• Glossar und Translation Memory aufbauen